Gutschrift aus einer Rechnung auf Yoplanning.pro erstellen

Welchen Zweck hat die Schaffung eines Vermögenswerts?

Durch das Erstellen einer Gutschrift in Yoplanning.pro können Sie eine bereits bestätigte Rechnung korrigieren oder stornieren und gleichzeitig die buchhalterische Nachverfolgbarkeit gewährleisten.

Eine Gutschrift ist immer mit einer Originalrechnung verknüpft. Sie wird niemals eigenständig erstellt und kann ohne vorherige Rechnungsstellung nicht existieren.

⚠️ Wichtige Voraussetzung: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Ihr Team über das Buchhaltungsmodul verfügt. Die betreffende Rechnung muss eine Abschlussrechnung sein, die aus einer bestätigten Bestellung resultiert.

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Funktionsprinzip, das man kennen sollte

In Yoplanning ist eine Gutschrift keine isolierte Aktion. Sie entspricht immer einer Änderung einer bestehenden Bestellung.

Konkret ausgedrückt:

• Sie öffnen eine Bestellung erneut, die bereits in Rechnung gestellt wurde.

• Das System generiert automatisch:

  • eine Gutschrift, die mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft ist

  • die zugehörigen Buchungssätze

• Dann können Sie:

  • Vorhandene Zeilen bearbeiten

  • einen negativen Eintrag hinzufügen

  • Passen Sie die Beträge an.

👉 Wichtige Regel: Der Gesamtbestellbetrag darf niemals negativ sein.

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Schritte zur Erstellung einer Gutschrift aus einer Rechnung

1. Zugriff auf die Steuerelemente

• Vom Dashboard

• Klicken Sie auf Bestellungen

• Sie greifen auf die Liste zu:

  • Bestellungen

  • Rechnungen

  • Befehlszeilen

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2. Den relevanten Befehl finden

• Suchen Sie den Befehl zum Korrigieren oder Abbrechen

• Nutzen Sie bei Bedarf die Filter (Datum, Kunde, Status…).

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3. Öffnen Sie die erweiterten Optionen.

• Öffnen Sie den Befehl

• Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten in der oberen rechten Ecke.

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4. Die Bestellung wieder öffnen.

• Wählen Sie „Bestellung wieder öffnen“

Diese Aktion wird automatisch ausgelöst:

• die buchhalterische Stornierung der Rechnung

• die Erstellung einer Gutschrift, die mit dieser Rechnung verknüpft ist

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5. Ändern Sie die Bestellung gegebenenfalls.

Je nach Ihrer Situation können Sie:

• einen vorhandenen Eintrag bearbeiten

• einen Eintrag löschen

• Füge einen Artikel mit einem negativen Betrag hinzu.

• einen Preis oder eine Menge korrigieren

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6. Den Auftrag gegebenenfalls erneut bestätigen

• Wenn Sie die Rechnung teilweise korrigieren:

  • Bestellung erneut bestätigen

  • Es wird eine neue Rechnung erstellt.

  • Es storniert und ersetzt das vorherige

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7. Überprüfen Sie, ob es generiert wurde.

• Zurück zu Befehlen

• Öffnen Sie den Tab Rechnungen.

• Filtern nach stornierten Rechnungen

• Sie werden sehen:

  • die Originalrechnung

  • es damit verbunden zu haben

  • möglicherweise die neue Rechnung

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Konkrete Anwendungsbeispiele

Beispiel 1: Vollständige Stornierung mit Rückerstattung

• Eine Veranstaltung wurde komplett abgesagt.

• Die Rechnung war bereits genehmigt worden.

• Sie müssen dem Kunden den Kaufpreis erstatten.

👉 Vorgehensweise:

• Öffnen Sie den Befehl erneut.

• Geben Sie die Rückerstattung ein.

• Das System generiert:

  • die Originalrechnung

  • mit dem entsprechenden

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Beispiel 2: Korrektur eines Preises oder eines Artikels

• Nach der Rechnungsstellung wurde ein Fehler festgestellt.

  • schlechter Preis

  • falsche Option

  • Auslassung eines Punktes

👉 Vorgehensweise:

• Öffnen Sie den Befehl erneut.

• Es wird ein Gesamtguthaben generiert

• Ändern Sie die erforderlichen Zeilen

• Den Befehl wieder bestätigen

• Es wurde eine neue, korrigierte Rechnung erstellt (bitte beachten Sie das heutige Datum).

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Bewährte Verfahren und Ratschläge

Prüfen Sie, bevor Sie handeln

• Die Schaffung eines Vermögenswerts ist unwiderruflich.

• Vergewissern Sie sich, dass die Rechnung korrigiert oder storniert wird.

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Folgen Sie der Logik der Buchhaltung.

• Versuchen Sie nicht, "ein separates Asset zu erstellen".

• Bitte gehen Sie immer den Prozess zur Wiedereröffnung der Bestellung durch.

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Negative Beträge sollten mit Vorsicht verwendet werden.

• Zulässige Zeilenweise

• Verboten bei der Gesamtbestellung

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Häufige Fehler und Lösungen

❌ Ich kann kein Asset erstellen

Wahrscheinlicher Grund:

• Das Buchhaltungsmodul ist nicht aktiv.

• Die Bestellung wurde noch nicht in Rechnung gestellt.

Lösung :

• Überprüfen Sie Ihr Abonnement.

• Rechnungsstatus prüfen

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❌ Ich möchte eine Gutschrift ohne Rechnung erstellen.

In Yoplanning nicht möglich

👉 Eine Gutschrift ist immer mit einer bestehenden Rechnung verknüpft.

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❌ Die Summe wird negativ

Ursache :

• Übermäßige negative Beträge

Lösung :

• Passen Sie die Linien an.

• Die Endsumme muss ≥ 0 bleiben.

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Wichtige Punkte, die Sie sich merken sollten

• Eine Gutschrift = eine Änderung einer bestehenden Rechnung

• Immer mit einer validierten Rechnung verknüpft.

• Wird immer durch Wiedereröffnung einer Bestellung erstellt.

• Niemals aus dem Nichts erschaffen

Diese Logik garantiert eine zuverlässige Buchhaltungsverwaltung, die in Yoplanning.pro konform und nachvollziehbar ist.