Demander les informations concernant le participant à postériori de la commande

Créer un formulaire de demande d'information client, par exemple, le poids, la taille, etc.

La fonctionnalité de demande d'informations concernant les participants après la commande est une option précieuse pour simplifier le processus d'achat en ligne tout en s'assurant que vous collectez les informations nécessaires sur les participants à une activité. Cette approche permet d'optimiser le taux de transformation en minimisant les champs requis lors de la commande, puis de solliciter les informations complémentaires via un email personnalisé. Voici comment l'utiliser efficacement.

Étapes pour utiliser la fonctionnalité

Accéder à la configuration du produit

1. Connectez-vous à votre back office Yoplanning.pro.

2. Naviguez jusqu'à la section Produits sous l'onglet Administration.

3. Sélectionnez le produit pour lequel vous souhaitez configurer cette option.

Configurer le produit

1. Dans la fiche du produit, cherchez l'onglet "participants"

2. Répondez Non à la question : "Voulez-vous le détail de chaque participant ?".

3. Juste en dessous, déterminez quels champs vous désirez que vos clients remplissent pour ce produit lors de la réservation.

Note : Si vous répondez Non à la question sur le détail de chaque participant et que vous définissez au moins un champ comme optionnel ou obligatoire, cela déclenchera automatiquement les demandes d'information à posteriori de la commande.\

Configurer les informations à demander aux participants

1. Accéder aux paramètres

• Dans le menu "Administration", cliquez sur "Configuration".

• Rendez-vous dans la section "Données personnalisées".

1. Ajouter un critère personnalisé

• Cliquez sur "Fichier client", puis sur "Ajouter".

• Saisissez et sauvegardez.

1. Associer les critères aux produits

• Une fois le critère créé, il apparaîtra dans la liste des données disponibles.

• Vous pourrez alors l’activer dans l’onglet "Participants" lors de l’édition de votre produit.

Accéder à la fonctionnalité de la saisie des données des participants au comptoir

Au comptoir, vous avez la possibilité de renseigner manuellement les données des participants :

1. Accédez à la session concernée.

2. Cliquez sur le nom du participant.

3. Sélectionnez "Éditer", complétez les informations requises, puis cliquez sur "Sauvegarder".

Cette fonctionnalité vous permet de gérer et mettre à jour facilement les informations des participants en fonction de vos besoins.

Personnaliser le template d'email

1. Rendez-vous dans la section Vente en ligne de la fiche produit.

2. Modifiez le template du message post-réservation pour y inclure une balise spécifique, accompagnée d'un texte explicatif, qui insérera un lien permettant aux clients de fournir les informations manquantes. Voici la balise : %participant_details_url%.

Automatiser un rappel

1. Si vous souhaitez envoyer un rappel aux clients n'ayant pas encore rempli ces informations, utilisez le template de message Rappel d'activité.

2. Vérifiez que dans le template, vous avez bien intégré la balise suivante : %post_booking_message% qui permet d'inclure le lien dans les rappels d'activité.

3. Programmez ce rappel dans la fiche produit pour qu'il soit envoyé, par exemple, 24 heures avant l'activité.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Clarté du message : Assurez-vous que le texte explicatif précédant la balise dans vos emails est clair et incite à l'action, pour encourager vos clients à compléter les informations manquantes.

Problèmes courants et solutions

• Problème: Clients qui ne remplissent pas les informations Solution: Si certains clients ne fournissent pas les informations demandées après plusieurs rappels, envisagez de les contacter directement par téléphone ou SMS pour garantir que vous disposez de toutes les données nécessaires.

• Problème: Erreurs dans les balises d'email Solution: Vérifiez que la balise insérée dans vos emails est correcte et fonctionnelle. Une balise incorrecte pourrait empêcher les clients d'accéder au formulaire pour saisir leurs informations.

Mise à jour : Utilisation au comptoir

Nous avons supprimé la limitation qui ne permettait pas d'utiliser cette fonctionnalité au comptoir. Maintenant, lorsque vous enregistrez simplement une quantité pour un client, le système demandera les informations de chaque participant.

Exemple de scénario

• Au départ, vous avez par exemple Patricia Martin avec une quantité de 5.

• Au fur et à mesure que les collègues de Patricia remplissent le formulaire avec leurs propres coordonnées (nom, prénom, taille, poids, pointure, etc.), ils sont créés dans le système.

Cette fonctionnalité est essentielle pour allier efficacité et qualité du service en réduisant les barrières à l'achat tout en s'assurant de recueillir les informations nécessaires sur les participants à une activité.