Définir les staffs potentiels d'un produit
Les staffs potentiels d'un produit sont la liste des membres de l'équipe capables d'encadrer cette activité. C'est ce paramétrage qui fait le lien entre vos produits et vos moniteurs.
À quoi ça sert ?
Sur chaque produit, Yoplanning vous demande de désigner les staffs potentiels : les membres de l'équipe qui sont susceptibles d'encadrer cette activité.
C'est le paramétrage central du lien produit ↔ moniteur. Il conditionne le fonctionnement des sessions potentielles, celles que le Planning IA propose à la vente sans qu'elles soient encore placées sur le planning :
la disponibilité en ligne des sessions potentielles (une session potentielle n'est vendable que si au moins un de ses staffs potentiels est libre sur le créneau) ;
l'attribution automatique du moniteur lors de la réservation d'une session potentielle ;
le nombre de sessions simultanées vendables pour ce produit ;
l'affichage du produit dans le Planning IA.
Ce paramétrage ne concerne pas les sessions déjà placées sur le planning. Une session posée sur le planning standard et ouverte à la vente en ligne reste vendable quel que soit le moniteur qui lui est assigné, y compris hors staffs potentiels. Les staffs potentiels n'ont donc aucun effet restrictif sur l'assignation quotidienne : ils décrivent qui peut encadrer une activité, ils ne verrouillent rien.
Deux façons de le paramétrer
Le résultat est identique ; choisissez le point d'entrée le plus rapide selon votre situation.
1. Depuis le produit — « j'ai un produit, qui peut l'encadrer ? »
Allez dans Menu > Administration > Produits.
Ouvrez le produit à paramétrer (ou créez-le).
Descendez jusqu'à la section « Staff Potentiels ».
Sélectionnez les membres de l'équipe capables d'encadrer cette activité — et uniquement eux.
Enregistrez.
À privilégier lors de la création d'un nouveau produit, ou quand vous révisez les exigences d'une activité.
2. Depuis la fiche staff — « j'ai un moniteur, que peut-il encadrer ? »
Allez dans Menu > Administration > Staffs.
Ouvrez la fiche du membre concerné.
Attribuez-lui l'ensemble des produits sur lesquels il est susceptible d'intervenir.
Enregistrez.
À privilégier lors de l'arrivée d'un nouveau moniteur, ou quand quelqu'un obtient une nouvelle qualification en cours de saison : vous couvrez tous ses produits en une seule opération.
Conseils et bonnes pratiques
N'ajoutez que les personnes réellement aptes. Cette liste est une déclaration d'aptitude : tout moniteur qui y figure pourra se voir attribuer automatiquement une session potentielle réservée en ligne.
Ne soyez pas trop restrictif non plus. Moins vous déclarez de staffs potentiels, moins vous pouvez vendre de sessions simultanées de cette activité. Cherchez le juste équilibre entre exigence et capacité de vente.
Servez-vous des tags des staffs pour construire vos listes. Filtrez la liste des staffs sur un tag de qualification (« DP », « Anglais »…) pour savoir précisément qui ajouter. Voir Trier et classer les staffs sur le planning.
Définissez l'ordre de priorité des staffs. L'ordre de la liste des staffs détermine qui est servi en premier par l'attribution automatique. Voir FAQ : Ordre de priorité des staffs avec le Planning IA.
Mettez à jour à chaque changement d'équipe : arrivée, départ, nouvelle qualification.
Problèmes courants et solutions
Le produit n'apparaît pas dans le Planning IA
Aucun staff potentiel n'est renseigné sur le produit
Renseignez la section « Staff Potentiels ». Voir l'article dédié
Le type de planning « IA » est grisé
Aucun produit de la team n'a de staff potentiel
Paramétrez au moins un produit
Un moniteur n'est jamais retenu par l'attribution automatique
Il n'est pas déclaré potentiel sur ce produit, ou il est en bas de l'ordre de priorité
Ajoutez-le aux staffs potentiels du produit et vérifiez l'ordre de tri des staffs
Un moniteur non qualifié se retrouve sur une session
Il figure dans les staffs potentiels du produit, ou il a été assigné manuellement
Retirez-le des staffs potentiels ; l'assignation manuelle depuis le planning n'est jamais bloquée par ce paramétrage
Une session est vendue en ligne alors que le moniteur assigné n'est pas un staff potentiel
Comportement normal : une session placée sur le planning ne dépend plus des staffs potentiels
Aucune action. Pour piloter la vente d'une session planifiée, utilisez ses propres options de vente en ligne
Trop peu de sessions vendables en parallèle
Trop peu de staffs potentiels déclarés
Élargissez la liste aux moniteurs réellement aptes
Pour aller plus loin sur la programmation des sessions à partir de ce paramétrage, consultez Le planning IA.
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