Workflow comptable – Intégration Yoplanning x Pennylane

Cet article explique le processus de travail pour les comptables utilisant l’intégration entre Yoplanning et Pennylane.

👉 Il ne détaille pas le paramétrage technique de l’intégration. Pour cela, consultez l’article dédié dans la documentation.

L’objectif ici est simple : Comprendre comment exploiter correctement les écritures générées automatiquement par Yoplanning dans Pennylane.

---

Principe général de fonctionnement

Une fois l’intégration activée :

• Yoplanning ne conserve plus les factures

• Les factures sont créées directement dans Pennylane

• Les paiements saisis dans Yoplanning sont synchronisés en temps réel

• Le lettrage facture / paiement est automatisé

• Le rapprochement bancaire se fait côté Pennylane

Le comptable travaille donc uniquement dans Pennylane.

---

1️⃣ Création automatique des factures dans Pennylane

Lorsque qu’une vente nécessite une facture :

• Yoplanning crée automatiquement la facture dans Pennylane via API

• La facture n’est plus visible dans Yoplanning

• Elle est consultable uniquement dans Pennylane

Conséquence importante

Le suivi, la modification ou l’export des factures se fait exclusivement dans Pennylane.

Yoplanning devient un outil de gestion commerciale. Pennylane devient la source comptable officielle.

---

2️⃣ Synchronisation des paiements dans le journal de caisse

Chaque paiement enregistré dans Yoplanning est :

• Synchronisé en temps réel

• Envoyé dans Pennylane

• Enregistré dans un journal de caisse

Cela concerne :

• Paiements comptoir

• Paiements en ligne

• Cartes bancaires

• Espèces

• Autres moyens configurés

Le journal de caisse centralise donc tous les encaissements issus de Yoplanning.

---

3️⃣ Lettrage automatique facture / paiement

Lorsque Yoplanning crée une facture dans Pennylane :

• Le système vérifie les paiements déjà enregistrés

• Il associe automatiquement ces paiements à la facture

• Le lettrage est effectué dans Pennylane

Résultat :

• Les factures déjà réglées apparaissent comme soldées

• Les factures partiellement réglées sont correctement ventilées

• Le suivi client est fiable

Aucune action manuelle n’est nécessaire à ce niveau.

---

4️⃣ Travail du comptable dans Pennylane

Type d’accès requis

Le gestionnaire doit disposer :

• D’un accès comptable complet

• Pas uniquement d’un accès gestion commerciale

Certaines fonctionnalités (journal, lettrage, OD, rapprochement) nécessitent les droits comptables.

---

Rapprochement bancaire

Le rapprochement ne se fait pas directement entre :

❌ Flux bancaire ↔ Factures

Le bon workflow est :

1. Flux bancaire

2. Lettrage avec le journal de caisse

3. Le journal de caisse est déjà relié aux factures

Donc le schéma correct est :

Banque → Journal de caisse → Factures

Cela garantit :

• Une cohérence des écritures

• Une traçabilité complète

• Une séparation claire entre encaissement et facturation

---

5️⃣ Cas spécifique : fiches d’honoraires et factures staff (optionnel)

Pour les structures qui :

• Génèrent des fiches d’honoraires

• Émettent des factures pour leurs staffs

Yoplanning crée automatiquement dans Pennylane :

• Un journal d’OD (Opérations Diverses)

Ce journal permet de :

• Ventiler les opérations

• Affecter le chiffre d’affaires par staff

• Faire ressortir la marge réelle dégagée par la structure

Cela permet une analyse précise :

• Du chiffre d’affaires par intervenant

• Des commissions

• De la rentabilité globale

---

Résumé du workflow comptable

1. Les ventes sont faites dans Yoplanning

2. Les factures sont créées directement dans Pennylane

3. Les paiements alimentent un journal de caisse

4. Le lettrage facture / paiement est automatique

5. Le rapprochement bancaire se fait via le journal de caisse

6. Les OD permettent l’analyse de marge si utilisé