Gérer les places disponibles par embarcation

Le module Boat permet de gérer automatiquement les places disponibles dans des embarcations comme des catamarans, des dériveurs, des kayaks, des rafts ou tout autre matériel pouvant accueillir plusieurs participants.

Contrairement à une ressource classique, vous ne vendez plus un bateau entier. Vous vendez des places dans ce bateau. Yoplanning calcule automatiquement le nombre d'embarcations nécessaires en fonction du nombre de participants inscrits.

Cette fonctionnalité nécessite l'activation préalable du module Boat.

À quoi sert cette fonctionnalité ?

Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux structures qui organisent des activités en session publique.

Par exemple :

• une école de voile qui souhaite remplir un catamaran de 4 places ;

• une base de rafting qui souhaite compléter les embarcations au fur et à mesure des inscriptions.

Les participants réservent simplement une place. Yoplanning attribue automatiquement le bon nombre d'embarcations.

Principe de fonctionnement

Une ressource devient une embarcation dès qu'un nombre de places est renseigné.

Une embarcation possède donc deux informations :

• le nombre d'embarcations disponibles (stock) ;

• le nombre de places disponibles par embarcation.

Par exemple :

• Stock : 5

• Places par embarcation : 4

La capacité totale est donc de 20 places, réparties sur 5 embarcations.

Lorsqu'une session est créée, Yoplanning calcule automatiquement combien d'embarcations sont nécessaires selon le nombre de participants.

Étape 1 : activer le module Boat

Cette fonctionnalité nécessite l'activation du module Boat.

Une fois le module activé, un nouveau champ apparaît dans les ressources.

Étape 2 : configurer une embarcation

Depuis le tableau de bord, ouvrez :

Administration > Produits

Créez ou modifiez une ressource.

Renseignez :

• le Stock, correspondant au nombre d'embarcations disponibles ;

• le Nombre de places par embarcation.

Exemple :

• Ressource : Catamaran

• Stock : 8

• Places par embarcation : 4

Cette ressource est désormais considérée comme une embarcation.

Si le champ Nombre de places est vide, la ressource reste une ressource classique.

Étape 3 : utiliser la ressource dans un produit

Dans le produit, ajoutez une ressource automatique.

Pour bénéficier du calcul automatique, la ressource doit être configurée :

• sur une ressource de type embarcation ;

• avec une attribution Par session.

Yoplanning calcule alors automatiquement le nombre d'embarcations nécessaires selon le nombre de participants.

Par exemple :

• 1 à 4 participants → 1 embarcation

• 5 à 8 participants → 2 embarcations

• 9 à 12 participants → 3 embarcations

Le calcul est mis à jour automatiquement à chaque inscription ou annulation.

Mise à jour automatique

Lorsque la ressource est gérée automatiquement, Yoplanning recalcule le nombre d'embarcations nécessaires après chaque modification de la session.

Le calcul est effectué notamment lors :

• de l'ajout d'un participant ;

• de la suppression d'un participant ;

• de la modification du nombre de participants.

Vous n'avez aucune intervention à réaliser.

Gestion automatique ou gestion manuelle

Une embarcation peut fonctionner selon deux modes.

Mode automatique

Le mode automatique est utilisé lorsque la ressource est ajoutée automatiquement par le produit.

Dans ce cas, Yoplanning ajuste le nombre d'embarcations à chaque évolution de la session.

Mode manuel

Si vous ajoutez manuellement une embarcation sur une session, cette ressource reste en mode manuel.

Dans ce cas, Yoplanning ne modifie plus le nombre d'embarcations, même si le nombre de participants évolue.

Ce fonctionnement permet de préaffecter des embarcations avant l'ouverture des réservations.

Vente en ligne

Le catalogue de vente en ligne tient automatiquement compte des embarcations.

Les participants achètent toujours une place dans une embarcation, jamais une embarcation complète.

Les disponibilités sont calculées automatiquement selon :

• le nombre de places par embarcation ;

• le nombre d'embarcations disponibles.

Les options utilisent également ce fonctionnement.

Cas des locations et des sessions privées

Pour louer une embarcation complète, il est recommandé de créer un produit spécifique avec son propre tarif.

Il est techniquement possible de vendre une embarcation complète via une option, en appliquant le prix d'un bateau entier à une place. Le système attribuera correctement une embarcation après la réservation.

Cependant, cette configuration n'est pas recommandée. La méthode conseillée consiste à utiliser un produit dédié à la location ou à la session privée.

Bonnes pratiques

• Activez le module Boat avant de configurer vos ressources.

• Renseignez toujours le nombre réel de places disponibles dans chaque embarcation.

• Utilisez des ressources automatiques Par session pour bénéficier du calcul automatique.

• Créez un produit spécifique pour les locations d'embarcations complètes.

• Laissez le champ Nombre de places vide si la ressource ne représente pas une embarcation.

Problèmes fréquents

La ressource n'est pas reconnue comme une embarcation

Vérifiez que le champ Nombre de places par embarcation est renseigné.

Ne saisissez pas 0.

Si vous souhaitez revenir à une ressource classique, effacez simplement la valeur du champ.

Le nombre d'embarcations ne se met pas à jour

Vérifiez que la ressource est utilisée en ressource automatique Par session.

Si la ressource a été ajoutée manuellement sur la session, elle reste en mode manuel et ne sera plus recalculée automatiquement.

Je souhaite louer un bateau entier

La méthode recommandée consiste à créer un produit spécifique dédié à la location de l'embarcation plutôt que de vendre toutes les places d'une même embarcation.