Comptabiliser les encadrants dans la capacité d'une ressource matérielle

Lorsque vous utilisez une ressource matérielle avec une capacité limitée, comme un bateau, un véhicule ou une salle, il est parfois nécessaire de compter les encadrants dans la capacité disponible.

Par exemple, un bateau dispose de 10 places. Vous souhaitez que ces 10 places soient partagées entre les participants et le staff qui encadre l'activité. Avec ce paramétrage, Yoplanning décompte automatiquement les places utilisées par les participants et par les encadrants.

Principe de fonctionnement

Le principe repose sur les ressources automatiques.

Vous créez une ressource représentant la capacité réelle du matériel, puis vous l'utilisez de deux façons :

• une ressource automatique consommée par participant ;

• une ressource automatique consommée par session, afin de réserver une place pour l'encadrant.

Ainsi, chaque session réserve automatiquement une place pour le staff, tandis que chaque inscription consomme une place supplémentaire.

Exemple

Vous disposez d'un bateau de transfert de 10 places.

Le résultat sera le suivant :

• 1 place réservée automatiquement pour le staff de la session.

• 1 place consommée pour chaque participant inscrit.

Si 7 participants sont inscrits, la ressource utilisée sera de :

• 1 place pour le staff ;

• 7 places pour les participants.

Soit 8 places utilisées sur les 10 disponibles.

Étape 1 : créer la ressource matérielle

Depuis le tableau de bord, ouvrez :

Administration > Produits

Ouvrez le produit concerné, puis créez une nouvelle ressource.

Configurez-la de la manière suivante :

• Nom : Bateau de transfert

• Unité : Place

• Stock : 10

Cette ressource représente la capacité totale du bateau.

Étape 2 : ajouter une ressource automatique par participant

Dans le produit, ouvrez la section Ressources automatiques.

Ajoutez une ressource avec les paramètres suivants :

• Ressource : Bateau de transfert

• Attribution : Par participant

• Quantité : 1

Chaque participant inscrit utilisera automatiquement une place.

Étape 3 : ajouter une ressource automatique par session

Toujours dans la section Ressources automatiques, ajoutez une seconde ressource.

Configurez-la ainsi :

• Ressource : Bateau de transfert

• Attribution : Par session

• Quantité : 1

Cette ressource est attribuée automatiquement dès que la session est créée sur le planning. Elle permet de réserver une place pour le staff qui encadre l'activité.

Gérer plusieurs encadrants

Si une activité nécessite plusieurs membres du staff, il suffit d'augmenter la quantité de la ressource automatique Par session.

Par exemple :

• Quantité 2 : deux places sont réservées pour le staff.

• Quantité 3 : trois places sont réservées pour le staff.

Les participants continuent à consommer une place chacun.

Modifier ponctuellement une session

Le nombre de ressources utilisées est défini au niveau du produit. Toutes les sessions créées à partir de ce produit utilisent donc le même paramétrage.

Si une session particulière nécessite un nombre différent d'encadrants, vous pouvez modifier les ressources directement dans la session.

Depuis la session, cliquez sur Gérer la session.

Vous retrouvez toutes les ressources attribuées automatiquement. Vous pouvez :

• ajouter une ressource ;

• supprimer une ressource ;

• modifier les quantités utilisées.

Cette modification s'applique uniquement à la session concernée.

Bonnes pratiques

• Créez une ressource distincte pour chaque matériel ayant une capacité limitée.

• Définissez le stock avec la capacité réelle du matériel.

• Utilisez une ressource automatique Par participant pour les places occupées par les participants.

• Utilisez une ressource automatique Par session pour réserver les places occupées par le staff.

• Si le nombre d'encadrants varie exceptionnellement, modifiez uniquement la session concernée plutôt que le produit.

Problèmes fréquents

Les encadrants ne sont pas comptabilisés

Vérifiez qu'une ressource automatique Par session est bien configurée sur le produit.

Le nombre de places disponibles est incorrect

Contrôlez le stock de la ressource. Il doit correspondre à la capacité réelle du véhicule, du bateau ou du matériel utilisé.

Une seule session nécessite davantage d'encadrants

Ne modifiez pas le produit si cette situation est exceptionnelle. Ouvrez Gérer la session et adaptez uniquement les ressources de cette session.