> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.yoplanning.support/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.yoplanning.support/yoplanning-academie/yoplanning-parametrage/gestion-des-options-ressources-materielles-et-immaterielles/comptabiliser-les-encadrants-dans-la-capacite-dune-ressource-materielle.md). # Comptabiliser les encadrants dans la capacité d'une ressource matérielle Lorsque vous utilisez une ressource matérielle avec une capacité limitée, comme un bateau, un véhicule ou une salle, il est parfois nécessaire de compter les encadrants dans la capacité disponible. Par exemple, un bateau dispose de **10 places**. Vous souhaitez que ces 10 places soient partagées entre les participants et le staff qui encadre l'activité. Avec ce paramétrage, Yoplanning décompte automatiquement les places utilisées par les participants et par les encadrants. ### Principe de fonctionnement Le principe repose sur les **ressources automatiques**. Vous créez une ressource représentant la capacité réelle du matériel, puis vous l'utilisez de deux façons : * une ressource automatique consommée **par participant** ; * une ressource automatique consommée **par session**, afin de réserver une place pour l'encadrant. Ainsi, chaque session réserve automatiquement une place pour le staff, tandis que chaque inscription consomme une place supplémentaire. #### Exemple Vous disposez d'un bateau de transfert de **10 places**. Le résultat sera le suivant : * 1 place réservée automatiquement pour le staff de la session. * 1 place consommée pour chaque participant inscrit. Si 7 participants sont inscrits, la ressource utilisée sera de : * 1 place pour le staff ; * 7 places pour les participants. Soit **8 places utilisées sur les 10 disponibles**. ### Étape 1 : créer la ressource matérielle Depuis le tableau de bord, ouvrez : **Administration > Produits** Ouvrez le produit concerné, puis créez une nouvelle ressource. Configurez-la de la manière suivante : * **Nom** : Bateau de transfert * **Unité** : Place * **Stock** : 10 Cette ressource représente la capacité totale du bateau. ### Étape 2 : ajouter une ressource automatique par participant Dans le produit, ouvrez la section **Ressources automatiques**. Ajoutez une ressource avec les paramètres suivants : * Ressource : **Bateau de transfert** * Attribution : **Par participant** * Quantité : **1** Chaque participant inscrit utilisera automatiquement une place. ### Étape 3 : ajouter une ressource automatique par session Toujours dans la section **Ressources automatiques**, ajoutez une seconde ressource. Configurez-la ainsi : * Ressource : **Bateau de transfert** * Attribution : **Par session** * Quantité : **1** Cette ressource est attribuée automatiquement dès que la session est créée sur le planning. Elle permet de réserver une place pour le staff qui encadre l'activité. ### Gérer plusieurs encadrants Si une activité nécessite plusieurs membres du staff, il suffit d'augmenter la quantité de la ressource automatique **Par session**. Par exemple : * Quantité **2** : deux places sont réservées pour le staff. * Quantité **3** : trois places sont réservées pour le staff. Les participants continuent à consommer une place chacun. ### Modifier ponctuellement une session Le nombre de ressources utilisées est défini au niveau du produit. Toutes les sessions créées à partir de ce produit utilisent donc le même paramétrage. Si une session particulière nécessite un nombre différent d'encadrants, vous pouvez modifier les ressources directement dans la session. Depuis la session, cliquez sur **Gérer la session**. Vous retrouvez toutes les ressources attribuées automatiquement. Vous pouvez : * ajouter une ressource ; * supprimer une ressource ; * modifier les quantités utilisées. Cette modification s'applique uniquement à la session concernée. ### Bonnes pratiques * Créez une ressource distincte pour chaque matériel ayant une capacité limitée. * Définissez le stock avec la capacité réelle du matériel. * Utilisez une ressource automatique **Par participant** pour les places occupées par les participants. * Utilisez une ressource automatique **Par session** pour réserver les places occupées par le staff. * Si le nombre d'encadrants varie exceptionnellement, modifiez uniquement la session concernée plutôt que le produit. ### Problèmes fréquents #### Les encadrants ne sont pas comptabilisés Vérifiez qu'une ressource automatique **Par session** est bien configurée sur le produit. #### Le nombre de places disponibles est incorrect Contrôlez le stock de la ressource. Il doit correspondre à la capacité réelle du véhicule, du bateau ou du matériel utilisé. #### Une seule session nécessite davantage d'encadrants Ne modifiez pas le produit si cette situation est exceptionnelle. Ouvrez **Gérer la session** et adaptez uniquement les ressources de cette session. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://docs.yoplanning.support/yoplanning-academie/yoplanning-parametrage/gestion-des-options-ressources-materielles-et-immaterielles/comptabiliser-les-encadrants-dans-la-capacite-dune-ressource-materielle.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.