Connecter votre domaine pour l'envoi des emails
Envoyer les emails de Yoplanning depuis votre propre nom de domaine (info@exemple.com) au lieu de info@yoplanning.com, et suivre leur bonne réception.
Par défaut, tous les emails envoyés par Yoplanning à vos clients — confirmations, billets, factures, rappels — partent de l'adresse info@yoplanning.com. En connectant votre nom de domaine, ils partent de votredomaine.com.
Pourquoi connecter votre domaine ?
Vos clients reconnaissent l'expéditeur. L'adresse affichée est la vôtre, pas celle de votre logiciel.
Vous améliorez la délivrabilité. Les emails sont authentifiés au nom de votre domaine : c'est le levier le plus efficace contre les emails qui partent en spam. Voir aussi Email dans le spam et problème de délivrance.
Vous suivez vos emails un par un : reçu, ouvert, ou jamais arrivé — depuis l'Historique comme depuis la liste des commandes. Fini le « je n'ai rien reçu » invérifiable.
Prérequis
Un moyen de paiement configuré dans votre compte Yoplanning (GoCardless, Stripe…). La fonctionnalité étant facturée à l'usage, elle n'est pas activable sans méthode de facturation.
Un nom de domaine qui vous appartient, et l'accès à sa configuration DNS (chez votre hébergeur ou votre registrar : OVH, Gandi, Ionos, Google Domains, Cloudflare…).
Savoir ajouter un enregistrement DNS, ou disposer d'un prestataire qui le fera pour vous.
Connecter votre domaine
Connectez-vous à Yoplanning.pro.
Menu Administration → Configuration → Team.
Ouvrez le menu trois petits points en haut à droite de la page de la Team, puis Éditer.
Descendez jusqu'en bas de la section « Emails ».
Cliquez sur « Connecter un domaine ».
Saisissez votre nom de domaine, puis validez.
La fenêtre affiche alors une liste d'enregistrements DNS. Copiez-les et ajoutez-les dans la zone DNS de votre domaine, chez votre hébergeur.
Patientez. La vérification est automatique : l'activation intervient en général en quelques heures, parfois 24 à 48 h. Vous pouvez aussi forcer un contrôle en cliquant sur le bouton de vérification de la fenêtre.
Une fois l'activation faite, la fenêtre indique que vos emails partent désormais de xxxx@votredomaine.com.
Saisissez le domaine seul, sans préfixe ni adresse email.
✅
exemple.com❌
david@exemple.com❌
www.exemple.com
Suivre les emails envoyés
Connecter votre domaine ne change pas seulement l'adresse d'expédition : cela vous donne accès au suivi des emails, à deux endroits.
Historique > onglet « Emails »
Menu Historique → onglet « Emails ». Vous y retrouvez la liste de tous les emails envoyés, avec pour chacun son état de réception et son état de lecture : email bien délivré dans la boîte du destinataire, et email ouvert ou non.
C'est l'outil à ouvrir en premier quand un client affirme n'avoir jamais reçu sa confirmation ou son billet : vous distinguez immédiatement un email qui n'est jamais arrivé d'un email arrivé mais jamais ouvert.
Icône de suivi dans la liste des commandes
Dans la liste des commandes, une icône indique directement l'état de la communication avec le client :
un email a-t-il été envoyé pour cette commande,
a-t-il été reçu,
a-t-il été ouvert.
Le même suivi s'applique aux liens de paiement envoyés à vos clients : vous voyez si le lien est bien arrivé et s'il a été ouvert, avant de relancer.
Les statuts possibles d'un email
Chaque email de l'Historique porte l'un des statuts suivants :
En cours d'envoi
L'email est en cours d'envoi de Yoplanning vers le fournisseur d'email.
Envoyé
L'email a été envoyé au fournisseur d'email et devrait arriver au destinataire.
Livraison retardée
L'email n'a pas pu être transmis au destinataire à cause d'une erreur temporaire (par exemple boîte mail pleine, erreur sur les serveurs d'emails). Il sera délivré prochainement.
Délivré
L'email a bien été remis au destinataire.
Marqué comme spam
Le destinataire a marqué l'email comme étant du spam. L'adresse mail du destinataire pourra être bloquée par notre fournisseur d'email pour éviter de nouveaux envois.
Échec (bounced)
Le serveur d'email a refusé l'envoi. Ce statut est accompagné d'une raison (souvent une boîte mail inexistante). Après plusieurs échecs de livraison, l'adresse mail du destinataire devient bloquée par notre fournisseur d'email.
Bloqué
Plusieurs raisons possibles : l'email est invalide ou n'existe pas, le destinataire a bloqué l'adresse mail d'envoi, ou le destinataire a marqué un email précédent comme étant du spam. Lorsqu'un email est bloqué par le fournisseur d'email, il n'est plus débloqué sauf action manuelle.
Erreur
La syntaxe de l'adresse mail n'est pas valide. Cet email n'a pas été envoyé au fournisseur d'email et n'est pas facturé.
Tarif et facturation
Tarif HT
0,0035 € - 0,0056 CAD / email envoyé
Mode de facturation
À la consommation, sur le nombre d'emails réellement envoyés depuis votre domaine
Abonnement
Aucun. Ce n'est pas une option d'abonnement.
Concrètement, 10 000 emails envoyés dans le mois représentent 35 €. Le montant s'ajoute à votre facture Yoplanning, comme les SMS.
Pourquoi ne pas brancher simplement mon compte Gmail ou Outlook ?
C'est la question qui revient le plus souvent : puisque j'ai déjà une adresse professionnelle chez Gmail ou Outlook, pourquoi Yoplanning ne l'utilise-t-il pas directement pour envoyer mes emails ?
La réponse tient au volume. Yoplanning envoie beaucoup d'emails : confirmations, billets, factures, rappels avant session, messages post-activité. Les boîtes mail classiques ne sont pas conçues pour ce régime d'envoi.
Les limites d'envoi par API sont basses. Gmail, Outlook et les messageries équivalentes plafonnent le nombre d'emails qu'un programme externe peut envoyer, généralement sur une base journalière. Un week-end chargé suffit à atteindre le plafond.
Au mieux, les envois s'arrêtent. Une fois la limite atteinte, plus aucun email ne part jusqu'au lendemain : vos clients ne reçoivent ni leur confirmation, ni leur billet.
Au pire, votre compte est bloqué. Un volume d'envoi automatisé inhabituel est un signal d'alerte pour ces services, qui peuvent suspendre le compte — et vous perdez alors l'accès à votre messagerie elle-même, pas seulement aux envois de Yoplanning.
Et l'idée que « les emails, c'est gratuit » ?
C'est une idée reçue. Vous payez déjà vos emails, d'une façon ou d'une autre : l'abonnement Google Workspace ou Microsoft 365 qui héberge votre adresse professionnelle inclut un quota d'envoi, et ce quota a un coût.
Passer par une plateforme d'envoi professionnelle, comme le fait Yoplanning, vous apporte ce qu'une simple connexion à votre boîte Gmail ou Outlook ne peut pas garantir :
une délivrabilité travaillée en continu, avec l'authentification de votre domaine et le suivi de la réputation d'envoi ;
une continuité de service : pas de plafond journalier atteint en pleine saison, pas de compte suspendu, et un repli automatique en cas d'incident.
Ce que la fonctionnalité couvre — et ne couvre pas
Envoi uniquement. Yoplanning envoie depuis votre domaine, mais ne gère pas la réception. Si un client répond à votre adresse d'expédition, la réponse arrive dans la messagerie associée à ce domaine chez votre hébergeur. Assurez-vous que cette boîte existe et qu'elle est relevée, sans quoi les réponses de vos clients se perdent.
Réception et lecture, pas d'analyse de contenu. Le suivi indique si l'email est arrivé et s'il a été ouvert. Il ne détaille pas le comportement du destinataire dans l'email au-delà de cette information.
Les règles d'usage restent inchangées. Connecter votre domaine ne vous autorise pas à envoyer des emails commerciaux depuis Yoplanning : la restriction aux emails d'information et de notification s'applique toujours. Pour vos campagnes, voir Exporter les emails clients.
Cas particuliers
Vous avez une marque blanche. Dès qu'une team connecte un domaine, les autres teams de la même marque blanche peuvent réutiliser ce même domaine. L'activation est alors immédiate, puisque la configuration DNS est déjà en place.
Marque blanche avancée. Les structures disposant déjà de leur propre configuration d'envoi appliquée partout ne sont pas concernées : leurs emails partent déjà de leur domaine.
Retour temporaire à l'envoi via Yoplanning
Dans deux situations, les emails repartent automatiquement de info@yoplanning.com :
Votre configuration DNS a été modifiée ou supprimée. Le domaine repasse en erreur dans la fenêtre de configuration. Vos emails continuent de partir — via Yoplanning — le temps que vous rétablissiez les enregistrements.
Incident sur notre infrastructure d'envoi. En cas de bascule sur notre solution de secours, l'ensemble des emails part temporairement via Yoplanning.
Dans les deux cas, aucun email n'est perdu : seule l'adresse d'expédition change le temps du retour à la normale.
Erreurs courantes et solutions
Le domaine reste « en attente » après 48 h
Les enregistrements DNS ne sont pas, ou mal, publiés
Comparez caractère par caractère les enregistrements affichés dans Yoplanning avec ceux de votre zone DNS. Vérifiez que vous les avez posés sur le bon domaine.
Le domaine passe « en erreur » alors qu'il fonctionnait
La zone DNS a été modifiée depuis
Rétablissez les enregistrements fournis par Yoplanning, puis relancez la vérification.
Le domaine est refusé à la saisie
Vous avez saisi une adresse email ou un sous-domaine www.
Saisissez le domaine seul : exemple.com.
« Connecter un domaine » est indisponible
Aucune méthode de facturation n'est configurée
Configurez votre moyen de paiement, ou contactez le Support.
L'onglet « Emails » n'apparaît pas dans l'Historique
Le domaine n'est pas encore activé
L'onglet apparaît une fois le domaine connecté et vérifié.
Vos clients répondent et vous ne recevez rien
Aucune boîte de réception n'existe sur le domaine
La réception ne passe pas par Yoplanning : créez ou relevez la boîte chez votre hébergeur email.
Bonnes pratiques
Utilisez le domaine que vos clients connaissent déjà, celui de votre site web : c'est ce qui rend l'expéditeur crédible.
Prévenez la personne qui gère votre DNS avant de lancer la procédure : la fenêtre affiche les enregistrements une fois le domaine saisi, autant les transmettre dans la foulée.
Faites un envoi test après activation — un billet ou une confirmation vers votre propre adresse — et contrôlez le résultat dans Historique > Emails.
Ne supprimez jamais les enregistrements posés pour Yoplanning lors d'une refonte de site ou d'un changement d'hébergeur, sous peine de repasser en erreur.
Mis à jour