Utilisation du module FFV (Fédération Française de Voile)

Le module FFV permet d'automatiser la vérification et la souscription des licences directement depuis l'interface de Yoplanning.pro. Il offre à vos clients la possibilité de vérifier en temps réel l'état de leur licence actuelle et facilite la prise de nouvelles licences (comme le Passeport Voile) lors du processus de réservation.

---

Accéder et utiliser la fonctionnalité FFV

Côté client : Dans le module de réservation

Le module s'intègre naturellement dans le parcours d'achat de vos clients sur votre site internet ou votre module de réservation dédié.

1. Le client sélectionne son activité et arrive à l'étape des options.

2. Lorsqu'il choisit une option de type "Licence FFV", un bouton de vérification apparaît.

3. Le client peut alors interroger la base de données de la Fédération Française de Voile pour savoir s'il doit acheter une nouvelle licence.

4. Le système indique si une licence valide existe déjà.

5. Après le paiement, le client reçoit deux emails :

   • La confirmation de commande classique.

   • Un email spécifique FFV contenant un lien pour remplir les informations nécessaires à l'obtention de la licence définitive.

Côté exploitant : Dans le Back-office

Vous pouvez suivre l'état des licences de vos participants directement depuis votre interface d'administration.

1. Allez dans la section Sessions du menu principal.

2. Consultez votre liste de participants.

3. Un logo FFV est visible à côté du nom du client : il passe au vert dès que la licence est officiellement valide et que le formulaire a été complété.

---

Gestion des licences au comptoir

Si vous effectuez une vente directe sans passer par le module de réservation client, vous ne pouvez pas vérifier l'état de la licence au préalable dans la fiche commande, mais vous pouvez finaliser la procédure manuellement.

Vérifier une licence au comptoir

Pour vérifier si un client possède déjà une licence active avant de lui vendre un produit :

1. Allez dans le menu Administration puis Module de réservation sur la gauche.

2. Utilisez cette interface (identique à celle des clients) pour tester l'éligibilité du client en temps réel.

Finaliser une licence vendue manuellement

Si vous avez ajouté manuellement une option de licence dans une commande au back-office :

1. Allez dans la section Commandes.

2. Cliquez sur l'onglet Articles en haut de la page.

3. Localisez la ligne correspondant à la licence.

4. Cliquez sur le menu "trois petits points" à droite de la ligne.

5. Sélectionnez l'option pour accéder au formulaire que le client doit remplir pour que la licence soit effective.

---

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Données obligatoires : Pour que l'interrogation de la base FFV fonctionne, assurez-vous que la fiche du client comporte impérativement : le Nom, le Prénom, la Date de naissance et le Genre (homme ou femme).

• Relance client : Si un client n'a pas reçu son lien de finalisation, allez dans sa Commande, cliquez sur le menu "trois petits points" en haut à droite et choisissez "Envoyer par email". Cela renverra la commande et l'email spécifique de licence.

• Installation : Ce guide concerne l'utilisation. Si le module n'est pas encore actif sur votre compte, consultez notre article sur l'installation du module FFV.

---

Erreurs courantes et solutions

Le logo FFV ne passe pas au vert

• Cause : Le client a payé sa licence mais n'a pas encore rempli le formulaire complémentaire via le lien reçu par email.

• Solution : Invitez le client à consulter ses emails ou remplissez le formulaire avec lui via l'onglet Articles de la commande (menu trois petits points).

Impossible de vérifier la licence (Données incomplètes)

• Cause : Il manque une information clé sur la fiche client.

• Solution : Vérifiez que le nom, le prénom, la date de naissance et le genre sont bien renseignés dans la fiche client de votre Team.

Le client a déjà une licence mais le système ne la trouve pas

• Cause : Souvent une faute de frappe dans le nom ou une erreur sur la date de naissance.

• Solution : Vérifiez l'exactitude des informations saisies par rapport à la pièce d'identité du client.