Notice comptable pour la France (module facturation)
Ce document s'adresse aux cabinets comptables souhaitant intégrer les écritures de Yoplanning via import de fichiers.
1. Prérequis et Accès
Module : La Team doit avoir souscrit au module "Facturation".
Accès : Demandez à votre client de vous inviter sur Yoplanning avec un accès comptable. Une fois votre compte créé, vous accédez à tous vos dossiers clients avec les mêmes identifiants.
Configuration : Le plan comptable doit être correctement renseigné dans la configuration de la Team.
2. Principe de fonctionnement comptable (419 vs 411)
Pour la majorité des activités gérées dans Yoplanning, l'encaissement intervient avant la réalisation de la prestation (et donc avant la facturation).
Le système gère cette chronologie de façon dynamique :
Avant facturation (Acomptes) : Lors de l'encaissement, l'écriture est générée au journal de caisse sur un compte 419 (Avances et acomptes). C'est un Produit Constaté d'Avance.
Après facturation (Clients) : Lorsque la facture est émise (généralement après la prestation), Yoplanning met à jour l'écriture d'encaissement existante en basculant le compte 419 vers le compte 411 (Clients).
Cela permet un lettrage automatique par numéro de pièce entre le journal de vente et le journal de caisse.
3. Stratégie d'Export et de Révision (Point Critique)
Pour garantir la cohérence des soldes et le lettrage, il est impératif de suivre cette méthodologie lors de vos arrêtés mensuels ou annuels.
A. Journal de Vente (CA)
Période à exporter : Le mois concerné (ex: Mois M-1).
Contenu : Factures émises, TVA collectée et ventilation du chiffre d'affaires.
Accès : Menu Commandes > Factures > Menu "..." (haut droite).
B. Journal de Caisse (Trésorerie)
Période à exporter : Du début de l'exercice fiscal jusqu'à la date du jour.
Pourquoi ? Contrairement au journal de vente, le journal de caisse est dynamique. Un encaissement reçu en Janvier (initialement en 419) peut voir son affectation changer en Mars (vers 411) suite à l'émission de la facture.
Action : Vous devez réimporter la caisse depuis le début de l'exercice pour mettre à jour les écritures antérieures et transformer les acomptes en règlements clients lettrables.
Accès : Menu Paiements > Export.
Note : Si vous n'exportez que le mois en cours pour la caisse, vous ne verrez pas la mise à jour des encaissements passés et vous aurez des incohérences de soldes (411 non lettrés).
C. Journal des OD (Spécifique "Compte de tiers")
Ce journal est spécifique aux structures travaillant avec des travailleurs indépendants et pratiquant l'encaissement pour compte de tiers.
Fonction : Il ventile le CA par intervenant (Staff) pour calculer les rétrocessions et la marge structure.
Volume : Ce journal génère beaucoup d'écritures (8 lignes par session). Il est conseillé de l'exporter mois par mois
Mis à jour