Perché alcuni ordini non diventano fatture?

Ecco i criteri che sospendono la convalida automatica di un ordine:

1. Ordine collegato a un rivenditore

• Se un ordine è associato a un rivenditore, la convalida non può essere eseguita automaticamente. La fattura dovrà essere validata manualmente dall'operatore.

2. Saldo dell'ordine a zero

• Se il saldo dell'ordine è pari a zero, non è necessario creare una fattura. In questo caso l'ordine non verrà trasformato in fattura finale.

3. Assenza di partecipanti

• Se l'ordine comprende servizi per i quali un partecipante è stato contrassegnato come assente, Yoplanning non può indovinare l'azione che l'operatore desidera intraprendere: annullare, rimborsare o fatturare comunque. La convalida della fattura è quindi manuale per consentire questa decisione.

4. Informazioni contabili mancanti

• Se nell'ordine mancano informazioni contabili critiche, la convalida automatica fallisce. Ciò può riguardare:

  • L'assenza di un conto contabile su un prodotto.

  • L'assenza di un conto contabile su una risorsa.

  • Un problema con i conti contabili associati alle tasse.

In questo caso specifico viene inviata una email di avviso all'operatore per indicare il problema da risolvere.

Migliori pratiche

• Controllo manuale regolare: Anche se è attivata la convalida automatica, si consiglia di controllare regolarmente gli ordini pendenti (almeno una volta alla settimana) per evitare errori contabili o sviste. Controllo settimanale della convalida dell'ordine nelle fatture finali

Risoluzione dei problemi

• Mancanza di informazioni contabili: verificare che a tutti i prodotti, risorse e imposte siano assegnati conti contabili. In caso contrario, inserisci le informazioni mancanti nelle impostazioni di configurazione del prodotto o delle risorse.

• Partecipanti assenti: prendi una decisione su quali azioni intraprendere per i servizi con partecipanti assenti (annullamento, rimborso o fattura).

• Rivenditori: convalida manualmente gli ordini associati ai rivenditori.