# Gestire il flusso in entrata con orari di appuntamento definiti per il pubblico

Nei business park è fondamentale una gestione efficace del flusso di ingresso con orari di incontro del pubblico, che consente di controllare in ogni momento il numero dei visitatori presenti e di organizzare gli arrivi con briefing. Ecco come utilizzare Yoplanning.pro per ottimizzare questa gestione.

**A cosa serve questa funzionalità?**

Questa funzionalità consente di programmare sessioni di attività (ad esempio dalle 8:00 alle 18:00) con un numero massimo di partecipanti, registrare i visitatori online e gestire il numero di persone presenti nel parco in tempo reale. Offre inoltre la possibilità di configurare sessioni di briefing ad orari prestabiliti per scaglionare gli arrivi dei clienti.

**Come usarlo?**

1. **Creazione della sessione di attività**
   * Accedi alla dashboard di Yoplanning.pro.
   * Vai alla sezione "Sessioni" e fai clic su "Aggiungi sessione".
   * Definisci i dettagli della sessione: assegnale un nome (ad esempio, "Parco Session 8:00-18:00"), imposta l'ora di inizio (8:00) e l'ora di fine (18:00) e imposta il numero massimo di partecipanti (500).
2. **Registrazione online**
   * Assicurati che la sessione sia visibile e accessibile per la registrazione online tramite il modulo di prenotazione.
   * I clienti possono registrarsi selezionando la sessione e inserendo le informazioni richieste.
3. **Gestione dell'output**
   * Quando un partecipante esce dal parco, apri la relativa sessione dalla sezione "Sessioni".
   * Trova il partecipante nell'elenco e rimuovilo (clicca sul cestino) dalla sessione per aggiornare il numero dei partecipanti presenti. <mark style="background-color:orange;">**Importante**</mark><mark style="background-color:orange;">:</mark> rispondi **NO** quando Yoplanning chiede se desideri modificare l'ordine.
4. **Configurazione dell'opzione briefing**
   * Sempre nella sessione, configura un'opzione obbligatoria denominata "Briefing".
   * Associa questa opzione a una risorsa con caratteristiche molteplici che rappresentano gli orari del briefing (9:00, 10:00, 11:00).
   * Imposta il numero massimo di partecipanti per ogni slot di briefing per controllare gli arrivi.

**Suggerimenti per l'uso e best practice**

* **Aggiornato regolarmente**: assicurati di aggiornare il numero di partecipanti in tempo reale per una gestione accurata del flusso.
* **Comunicazione chiara**: informa i clienti dell'importanza di scegliere l'orario del briefing durante la registrazione. Per ridurre al minimo le attese

**Problemi comuni e soluzioni**

* **Sovraccapacità**: se si verifica una sovraccapacità, prendere in considerazione l'aggiunta di ulteriori spazi per il briefing o l'aumento del numero massimo di partecipanti per sessione, se lo spazio lo consente.
* **Annullamenti**: se un partecipante annulla, aggiorna tempestivamente la sessione per liberare un posto per un nuovo partecipante.
* **Ritardi**: incoraggia i partecipanti ad arrivare in tempo al briefing comunicando chiaramente l'orario e il luogo della riunione.

Seguendo questi passaggi e suggerimenti potrai gestire in modo efficace il flusso di ingresso nel tuo parco aziendale, garantendo un'esperienza piacevole e sicura a tutti i partecipanti.