Flusso di lavoro contabile – Integrazione Yoplanning x Pennylane
Questo articolo spiega il processo di lavoro per i contabili utilizzando l'integrazione tra Yoplanning e Pennylane.
👉 Non fornisce dettagli sulla configurazione tecnica dell'integrazione. Per maggiori informazioni, vedere l'articolo dedicato nella documentazione.
L'obiettivo qui è semplice: capire come utilizzare correttamente le voci generate automaticamente da Yoplanning in Pennylane.
Principio di funzionamento generale
Una volta attivata l'integrazione:
Yoplanning non conserva più le fatture
Le fatture vengono create direttamente in Pennylane
I pagamenti inseriti in Yoplanning vengono sincronizzati in tempo reale
Il processo di abbinamento fattura/pagamento è automatizzato.
La riconciliazione bancaria viene effettuata dalla parte di Pennylane.
Il contabile lavora quindi esclusivamente a Pennylane.
1️⃣ Creazione automatica di fatture in Pennylane
Quando una vendita richiede una fattura:
Yoplanning crea automaticamente la fattura in Pennylane tramite API
La fattura non è più visibile in Yoplanning
È accessibile solo a Pennylane
Conseguenza importante
Il monitoraggio, la modifica o l'esportazione delle fatture vengono effettuati esclusivamente in Pennylane.
Yoplanning diventa uno strumento di gestione aziendale. Pennylane diventa la fonte contabile ufficiale.
2️⃣ Sincronizzazione dei pagamenti nel giornale di cassa
Ogni pagamento registrato in Yoplanning è:
Sincronizzato in tempo reale
Inviato a Pennylane
Registrato in un giornale di cassa
Ciò riguarda:
Pagamenti allo sportello
Pagamenti online
carte bancarie
Specie
Altri metodi configurati
Il giornale di cassa centralizza quindi tutti gli incassi di Yoplanning.
3️⃣ Abbinamento automatico fatture/pagamenti
Quando Yoplanning crea una fattura in Pennylane:
Il sistema controlla i pagamenti già registrati
Associa automaticamente questi pagamenti alla fattura
La scritta è realizzata in Pennylane
Risultato:
Le fatture già pagate risultano saldate.
Le fatture parzialmente pagate sono correttamente allocate
Il follow-up del cliente è affidabile
A questo livello non è richiesta alcuna azione manuale.
4️⃣ Lavoro di contabile a Pennylane
Tipo di accesso richiesto
Il gestore deve avere:
Con accesso completo alla contabilità
Non solo accesso alla gestione commerciale
Alcune funzionalità (giornale, abbinamento, OD, riconciliazione) richiedono diritti contabili.
Riconciliazione bancaria
Il collegamento non è effettuato direttamente tra:
❌ Feed bancario ↔ Fatture
Il flusso di lavoro corretto è:
Flussi bancari
Corrispondenza con il giornale di cassa
Il giornale di cassa è già collegato alle fatture.
Pertanto, il diagramma corretto è:
Banca → Giornale di cassa → Fatture
Ciò garantisce:
Una coerenza nella scrittura
Tracciabilità completa
Una netta separazione tra riscossione dei pagamenti e fatturazione
5️⃣ Caso specifico: fogli paga e fatture del personale (facoltativo)
Per strutture che:
Generano tabelle tariffarie
Emettono fatture per il loro personale.
Yoplanning crea automaticamente quanto segue in Pennylane:
Un registro delle OD (operazioni varie)
Questo diario ti consente di:
Scomporre le operazioni
Assegnare le entrate per dipendente
Evidenziando il margine effettivo generato dalla struttura
Ciò consente un'analisi precisa:
Ricavi per stakeholder
Commissioni
Redditività complessiva
Riepilogo del flusso di lavoro contabile
Le vendite vengono effettuate in Yoplanning
Le fatture vengono create direttamente in Pennylane
I pagamenti vengono inseriti in un giornale di cassa
L'abbinamento fattura/pagamento è automatico.
La riconciliazione bancaria viene effettuata tramite il giornale di cassa
Gli OD consentono l'analisi del margine se utilizzati
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