Affecter les moniteurs selon leurs compétences
Yoplanning ne gère pas un référentiel de compétences des moniteurs. Le lien entre une activité et les moniteurs capables de l'encadrer se fait dans l'autre sens : par les staffs potentiels du produit.
La question
« J'ai bien mis des compétences (tags) sur mes moniteurs, et j'aimerais que Yoplanning me propose uniquement les moniteurs ayant la compétence requise pour ce produit. Par exemple, une explo plongée nécessite la compétence "DP". Je n'arrive pas à faire le lien, comment faire ? »
La réponse courte : il faut raisonner dans l'autre sens
Yoplanning ne gère pas un référentiel de compétences qui serait comparé automatiquement à une exigence saisie sur le produit. Il n'existe pas de champ « compétence requise » sur un produit.
Le raisonnement est inversé :
Vous ne partez pas du moniteur (« il a le DP, donc propose-le sur les explos »).
Vous partez du produit (« pour ce produit "Explo plongée", voici la liste des moniteurs qui peuvent l'encadrer »).
Cette liste s'appelle les staffs potentiels. Vous n'y mettez que les moniteurs qui possèdent effectivement la compétence nécessaire. C'est cette liste qui fait le rapprochement entre les sessions et les moniteurs.
À quoi servent alors les tags des staffs ?
Les tags posés sur les fiches staffs (« Plongée », « DP », « Anglais », « Coach senior »…) sont un outil de tri et de filtrage visuel. Ils vous aident à retrouver rapidement les bonnes personnes dans la liste des staffs et sur le planning.
En revanche :
un tag ne restreint pas les affectations ;
un tag ne déclenche aucune proposition automatique de moniteur sur un produit ;
un tag n'est jamais comparé au contenu d'un produit.
Les tags restent très utiles comme support de votre paramétrage : filtrez vos staffs sur le tag « DP » pour savoir exactement qui ajouter en staff potentiel sur vos produits d'exploration.
Pour créer et gérer ces tags, voir Trier et classer les staffs sur le planning.
Comment faire, concrètement — exemple plongée
Objectif : que le produit « Explo plongée » ne soit encadré que par des moniteurs titulaires du DP.
Identifiez vos moniteurs compétents. Dans Menu > Administration > Staffs, filtrez sur le tag « DP » (si vous avez posé ce tag). Vous obtenez la liste exacte des personnes à retenir.
Ouvrez le produit concerné. Menu > Administration > Produits, puis « Explo plongée ».
Renseignez la section « Staff Potentiels ». Ajoutez uniquement les moniteurs identifiés à l'étape 1. N'ajoutez personne d'autre : tout moniteur présent dans cette liste est considéré comme apte à encadrer ce produit.
Enregistrez, puis répétez pour chaque produit ayant une exigence particulière.
Un moniteur peut évidemment être staff potentiel sur plusieurs produits. Un moniteur sans le DP restera simplement absent de la liste des produits « explo ».
La procédure détaillée, ainsi que la méthode inverse (partir d'un moniteur et lui attribuer d'un coup tous ses produits), sont décrites dans Définir les staffs potentiels d'un produit.
Ce que ce paramétrage vous apporte ensuite
Les staffs potentiels sont le moteur du Planning IA, c'est-à-dire des sessions potentielles, proposées à la vente mais pas encore placées sur le planning. Une fois vos listes renseignées :
Disponibilité des sessions potentielles : la vente d'une session potentielle est calculée à partir de la disponibilité des moniteurs déclarés potentiels. Si plus aucun d'entre eux n'est libre sur ce créneau, l'activité n'est plus proposée en ligne — vous ne vendez jamais une explo que personne ne peut encadrer.
Attribution automatique : lorsqu'une session potentielle est réservée, elle est attribuée automatiquement à un moniteur potentiel disponible, selon l'ordre de priorité que vous avez défini dans la liste des staffs.
Nombre de sessions simultanées : le nombre d'explos que vous pouvez vendre en parallèle dépend directement du nombre de moniteurs potentiels déclarés sur le produit.
Points de vigilance
Les staffs potentiels ne verrouillent pas l'assignation. Ils expriment qui est a priori apte à encadrer un produit ; ils ne restreignent pas ce que vous pouvez saisir sur le planning. Assigner à une session un moniteur qui ne figure pas dans les staffs potentiels du produit est parfaitement possible, et c'est une pratique courante — remplacement de dernière minute, arrangement d'équipe, contrainte du jour. Le contrôle par la compétence repose donc sur la qualité de vos listes, pas sur un blocage du logiciel.
Un produit sans aucun staff potentiel n'apparaît pas dans le Planning IA. Voir Résolution du problème des produits non affichés dans le Planning IA.
Tenez les listes à jour : un nouveau moniteur diplômé, un départ, une qualification obtenue en cours de saison doivent être répercutés dans les produits concernés (ou, plus rapidement, depuis la fiche du staff).
Le filtre par tags fonctionne en mode « OU » : sélectionner « DP » et « Anglais » affiche les staffs ayant l'un ou l'autre, pas les deux. Filtrez tag par tag pour construire vos listes.
En résumé
Retrouver / filtrer les moniteurs ayant une qualification
Les tags sur la fiche staff
Déterminer qui peut encadrer un produit donné
Les staffs potentiels du produit
Ne proposer en ligne que les créneaux réellement encadrables
Staffs potentiels + Planning IA
Attribuer automatiquement un moniteur à une session potentielle
Staffs potentiels + ordre de priorité des staffs
Placer qui vous voulez sur une session déjà planifiée
L'assignation depuis le planning, libre et sans effet sur la vente
Mis à jour