Pourquoi le nom et prénom sont en double et je n'ai pas le téléphone dans les participants ?

Introduction

Lors de l'utilisation du module de réservation Yoplanning, il est essentiel de bien comprendre la gestion des informations clients. Certains utilisateurs constatent des doublons de noms et prénoms ou l'absence du numéro de téléphone dans les fiches des participants. Ces situations sont liées à la distinction entre les participants et le client référent. Voici une explication détaillée et des solutions pour optimiser l'affichage de ces informations.

Explication des informations clients collectées

1. Différence entre "participant" et "client référent"

• Informations des participants : Chaque participant à une activité renseigne son nom et prénom, ainsi que les champs personnalisés définis dans la fiche produit.

• Informations du client référent : La personne qui effectue l’achat (le client référent) doit fournir ses coordonnées pour valider la commande. Il peut être lui-même un participant ou seulement l’acheteur.

2. Pourquoi un nom apparaît-il en double ?

Si Guillaume Durand achète une prestation et y participe, son nom apparaîtra deux fois dans la base de données :

• Une fois en tant que participant.

• Une fois en tant que client référent.

Solution : Pour éviter la confusion, filtrez vos recherches dans le fichier client en utilisant le critère "client référent". Cela permet d’identifier les acheteurs réels sans afficher les participants multiples.

Gestion des contacts et absence du téléphone des participants

Pourquoi le téléphone ou l’email ne sont-ils pas affichés dans les participants ?

• Par défaut, les coordonnées de contact (téléphone et email) sont associées au client référent, pas aux participants.

• Si un participant n’a pas renseigné son numéro de téléphone, toutes les communications (appels et emails) seront dirigées vers le client référent.

• Cela garantit que vous pouvez toujours contacter l’acheteur, même si les participants ne laissent pas leurs coordonnées.

Astuce : Depuis la session, cliquez sur l’icône de la commande pour ouvrir le détail de la réservation. Ensuite, en cliquant sur le nom du référent, vous accéderez à son numéro de téléphone et son email.

Conclusion

Le module de réservation de Yoplanning distingue les participants et le client référent, ce qui peut entraîner des doublons de noms et masquer certaines coordonnées. En filtrant par client référent et en accédant aux informations via la commande, vous pouvez mieux gérer ces données et optimiser votre communication avec vos clients.