Pourquoi certaines commandes ne se transforment pas en facture ?

Certaines commandes dans Yoplanning ne se valident pas automatiquement en facture définitive pour plusieurs raisons.

Voici les critères qui suspendent la validation automatique d'une commande :

1. Commande liée à un revendeur

• Si une commande est associée à un revendeur, la validation ne peut pas être effectuée automatiquement. La facture doit être validée manuellement par l'exploitant.

2. Solde de la commande à zéro

• Si le solde de la commande est nul, la création d'une facture n'est pas nécessaire. Dans ce cas, la commande ne sera pas transformée en facture définitive.

3. Absence de participants

• Si la commande inclut des prestations où un participant a été marqué absent, Yoplanning ne peut pas deviner l'action que l'exploitant souhaite prendre : annuler, rembourser ou facturer quand même. La validation de la facture est donc manuelle pour permettre cette décision.

4. Informations comptables manquantes

• Si des informations comptables essentielles manquent dans la commande, la validation automatique échoue. Cela peut concerner :

  • L'absence d'un compte comptable sur un produit.

  • L'absence d'un compte comptable sur une ressource.

  • Un problème avec les comptes comptables associés aux taxes.

Dans ce cas précis, un email d'avertissement est envoyé à l'exploitant pour indiquer le problème à résoudre.

Bonnes pratiques

• Contrôle manuel régulier : Même si la validation automatique est activée, il est conseillé de vérifier régulièrement (au moins une fois par semaine) les commandes en attente pour éviter des erreurs comptables ou des oublis. Contrôle hebdomadaire de la validation des commandes en facture définitive

Résolution des problèmes

• Manque d'informations comptables : Vérifiez que tous les produits, ressources, et taxes ont bien des comptes comptables assignés. Si ce n'est pas le cas, complétez les informations manquantes dans les paramètres de configuration du produit ou de la ressource.

• Participants absents : Prenez une décision sur les actions à effectuer pour les prestations avec des participants absents (annuler, rembourser ou facturer).

• Revendeurs : Validez manuellement les commandes associées à des revendeurs.