Contando a los supervisores en calidad de recurso material

Cuando se utiliza un recurso material con capacidad limitada, como un barco, un vehículo o una habitación, a veces es necesario tener en cuenta a los supervisores dentro de la capacidad disponible.

Por ejemplo, un barco tiene 10 asientos. Desea que estos 10 asientos se compartan entre los participantes y el personal que supervisa la actividad. Con esta configuración, Yoplanning cuenta automáticamente los asientos utilizados por los participantes y el personal.

Principio de funcionamiento

El principio se basa en recursos automáticos.

Se crea un recurso que representa la capacidad real del hardware y luego se utiliza de dos maneras:

• un recurso automático consumido por participante;

• un recurso automático consumido por sesión, con el fin de reservar un lugar para el supervisor.

De este modo, cada sesión reserva automáticamente un lugar para el personal, mientras que cada inscripción consume un lugar adicional.

Ejemplo

Tienes a tu disposición una lancha de traslado con capacidad para 10 personas.

El resultado será el siguiente:

• 1 plaza reservada automáticamente para el personal de la sesión.

• Se reserva una plaza por cada participante inscrito.

Si se registran 7 participantes, el recurso utilizado será:

• 1 lugar para el personal;

• 7 plazas para participantes.

Eso supone 8 asientos ocupados de los 10 disponibles.

Paso 1: Crear el recurso material

Desde el panel de control, abra:

Administración > Productos

Abra el producto correspondiente y, a continuación, cree un nuevo recurso.

Configúrelo de la siguiente manera:

• Nombre: Barco de transferencia

• Unidad: Lugar

• Existencias: 10

Este recurso representa la capacidad total de la embarcación.

Paso 2: Añadir un recurso automático por participante.

En el producto, abra la sección Recursos automáticos.

Agregue un recurso con los siguientes parámetros:

• Recurso: Embarcación de transferencia

• Atribución: Por participante

• Cantidad: 1

A cada participante inscrito se le asignará automáticamente una plaza.

Paso 3: Añada un recurso automático por sesión.

Aún en la sección Recursos automáticos, agregue un segundo recurso.

Configúralo de esta manera:

• Recurso: Embarcación de transferencia

• Atribución: Por sesión

• Cantidad: 1

Este recurso se asigna automáticamente en cuanto se crea la sesión en el calendario. Permite reservar un espacio para el personal que supervisa la actividad.

Gestionar a varios supervisores

Si una actividad requiere varios miembros del personal, simplemente aumente la cantidad del recurso automático Por sesión.

Por ejemplo :

• Cantidad 2: dos plazas están reservadas para el personal.

• Cantidad 3: tres plazas están reservadas para el personal.

Los participantes siguen consumiendo un lugar cada uno.

Modificar una sesión según sea necesario

El número de recursos utilizados se define a nivel de producto. Por lo tanto, todas las sesiones creadas desde este producto utilizan la misma configuración.

Si una sesión en particular requiere un número diferente de supervisores, puede modificar los recursos directamente dentro de la sesión.

Desde la sesión, haga clic en Gestionar sesión.

Aquí encontrarás todos los recursos asignados automáticamente. Puedes:

• agregar un recurso;

• eliminar un recurso;

• Modificar las cantidades utilizadas.

Este cambio se aplica únicamente a la sesión en cuestión.

Mejores prácticas

• Cree un recurso independiente para cada equipo con capacidad limitada.

• Defina el nivel de existencias en función de la capacidad real del equipo.

• Utilice un recurso automático Por participante para los lugares ocupados por los participantes.

• Utilice un recurso automatizado por sesión para reservar los asientos ocupados por el personal.

• Si el número de supervisores varía de forma excepcional, modifique únicamente la sesión en cuestión, no el producto.

Problemas comunes

Los supervisores no están incluidos en el recuento.

Verifique que el recurso automático Por sesión esté configurado correctamente en el producto.

El número de asientos disponibles es incorrecto.

Verifique el stock del recurso. Debe corresponder a la capacidad real del vehículo, embarcación o equipo utilizado.

Una sola sesión requiere más supervisores.

No modifique el producto si esta situación es excepcional. Abra Gestionar sesión y ajuste únicamente los recursos para esta sesión.