Buchhaltungsworkflow – Yoplanning x Pennylane Integration

Dieser Artikel erläutert den Arbeitsprozess für Buchhalter unter Verwendung der Integration zwischen Yoplanning und Pennylane.

👉 Die technische Konfiguration der Integration wird hier nicht detailliert beschrieben. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Artikel in der Dokumentation.

Das Ziel ist einfach: Zu verstehen, wie man die von Yoplanning in Pennylane automatisch generierten Einträge richtig verwendet.

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Allgemeines Funktionsprinzip

Sobald die Integration aktiviert ist:

• Yoplanning bewahrt keine Rechnungen mehr auf.

• Rechnungen werden direkt in Pennylane erstellt.

• In Yoplanning eingegebene Zahlungen werden in Echtzeit synchronisiert.

• Der Rechnungs-/Zahlungsabgleich erfolgt automatisiert.

• Der Bankabgleich wird von Pennylane durchgeführt.

Der Buchhalter arbeitet daher ausschließlich in Pennylane.

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1️⃣ Automatische Rechnungserstellung in Pennylane

Wenn für einen Verkauf eine Rechnung erforderlich ist:

• Yoplanning erstellt die Rechnung in Pennylane automatisch über die API.

• Die Rechnung ist in Yoplanning nicht mehr sichtbar.

• Es ist nur in Pennylane zugänglich.

Wichtige Konsequenz

Das Verfolgen, Ändern oder Exportieren von Rechnungen erfolgt ausschließlich in Pennylane.

Yoplanning wird zu einem Werkzeug für das Unternehmensmanagement. Pennylane wird zur offiziellen Buchhaltungsquelle.

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2️⃣ Synchronisierung der Zahlungen im Kassenjournal

Jede in Yoplanning erfasste Zahlung ist:

• Synchronisiert in Echtzeit

• An Pennylane gesendet

• Im Kassenbuch erfasst

Dies betrifft:

• Gegenzahlungen

• Online-Zahlungen

• Bankkarten

• Spezies

• Andere konfigurierte Methoden

Das Kassenjournal erfasst daher zentral alle Bareinnahmen von Yoplanning.

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3️⃣ Automatischer Abgleich von Rechnungen und Zahlungen

Wenn Yoplanning eine Rechnung in Pennylane erstellt:

• Das System prüft bereits erfasste Zahlungen.

• Es ordnet diese Zahlungen automatisch der Rechnung zu.

• Die Beschriftung erfolgt in Pennylane.

Ergebnis :

• Rechnungen, die bereits bezahlt wurden, werden als beglichen angezeigt.

• Teilweise bezahlte Rechnungen werden korrekt zugeordnet.

• Die Kundennachverfolgung ist zuverlässig

Auf dieser Ebene ist kein manuelles Eingreifen erforderlich.

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4️⃣ Buchhalterarbeit in Pennylane

Erforderliche Zugriffsart

Der Manager muss folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Mit vollem Zugriff auf die Buchhaltung

• Nicht nur der Zugang zum kaufmännischen Management

Für einige Funktionen (Journal, Matching, OD, Reconciliation) sind Buchhaltungsrechte erforderlich.

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Bankabstimmung

Die Verbindung wird nicht direkt hergestellt zwischen:

❌ Bankfeed ↔ Rechnungen

Der korrekte Arbeitsablauf ist:

1. Bankflüsse

2. Abgleich mit dem Kassenjournal

3. Das Kassenjournal ist bereits mit den Rechnungen verknüpft.

Daher lautet das korrekte Diagramm:

Bank → Kassenbuch → Rechnungen

Dies garantiert:

• Eine Konsistenz im Schreiben

• Vollständige Rückverfolgbarkeit

• Eine klare Trennung zwischen Zahlungseinzug und Rechnungsstellung

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5️⃣ Spezieller Fall: Gebührenaufstellungen und Mitarbeiterrechnungen (optional)

Für Strukturen, die:

• Sie erstellen Gebührenverzeichnisse.

• Sie stellen ihren Mitarbeitern Rechnungen aus.

Yoplanning erstellt automatisch Folgendes in Pennylane:

• Protokoll der sonstigen Vorgänge (OD)

Dieses Tagebuch ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Die einzelnen Arbeitsschritte aufschlüsseln

• Umsatz pro Mitarbeiter aufteilen

• Hervorhebung des tatsächlichen, durch die Struktur generierten Spielraums

Dies ermöglicht eine präzise Analyse:

• Umsatz pro Stakeholder

• Provisionen

• Gesamtrentabilität

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Zusammenfassung des Buchhaltungsablaufs

1. Die Verkäufe erfolgen über Yoplanning.

2. Rechnungen werden direkt in Pennylane erstellt.

3. Zahlungen werden in ein Kassenbuch eingetragen.

4. Der Abgleich von Rechnung und Zahlung erfolgt automatisch.

5. Der Bankabgleich erfolgt über das Kassenbuch.

6. Die ODs ermöglichen eine Margenanalyse, wenn sie verwendet werden