Buchhaltungsworkflow – Yoplanning x Pennylane Integration
Dieser Artikel erläutert den Arbeitsprozess für Buchhalter unter Verwendung der Integration zwischen Yoplanning und Pennylane.
👉 Die technische Konfiguration der Integration wird hier nicht detailliert beschrieben. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Artikel in der Dokumentation.
Das Ziel ist einfach: Zu verstehen, wie man die von Yoplanning in Pennylane automatisch generierten Einträge richtig verwendet.
Allgemeines Funktionsprinzip
Sobald die Integration aktiviert ist:
Yoplanning bewahrt keine Rechnungen mehr auf.
Rechnungen werden direkt in Pennylane erstellt.
In Yoplanning eingegebene Zahlungen werden in Echtzeit synchronisiert.
Der Rechnungs-/Zahlungsabgleich erfolgt automatisiert.
Der Bankabgleich wird von Pennylane durchgeführt.
Der Buchhalter arbeitet daher ausschließlich in Pennylane.
1️⃣ Automatische Rechnungserstellung in Pennylane
Wenn für einen Verkauf eine Rechnung erforderlich ist:
Yoplanning erstellt die Rechnung in Pennylane automatisch über die API.
Die Rechnung ist in Yoplanning nicht mehr sichtbar.
Es ist nur in Pennylane zugänglich.
Wichtige Konsequenz
Das Verfolgen, Ändern oder Exportieren von Rechnungen erfolgt ausschließlich in Pennylane.
Yoplanning wird zu einem Werkzeug für das Unternehmensmanagement. Pennylane wird zur offiziellen Buchhaltungsquelle.
2️⃣ Synchronisierung der Zahlungen im Kassenjournal
Jede in Yoplanning erfasste Zahlung ist:
Synchronisiert in Echtzeit
An Pennylane gesendet
Im Kassenbuch erfasst
Dies betrifft:
Gegenzahlungen
Online-Zahlungen
Bankkarten
Spezies
Andere konfigurierte Methoden
Das Kassenjournal erfasst daher zentral alle Bareinnahmen von Yoplanning.
3️⃣ Automatischer Abgleich von Rechnungen und Zahlungen
Wenn Yoplanning eine Rechnung in Pennylane erstellt:
Das System prüft bereits erfasste Zahlungen.
Es ordnet diese Zahlungen automatisch der Rechnung zu.
Die Beschriftung erfolgt in Pennylane.
Ergebnis :
Rechnungen, die bereits bezahlt wurden, werden als beglichen angezeigt.
Teilweise bezahlte Rechnungen werden korrekt zugeordnet.
Die Kundennachverfolgung ist zuverlässig
Auf dieser Ebene ist kein manuelles Eingreifen erforderlich.
4️⃣ Buchhalterarbeit in Pennylane
Erforderliche Zugriffsart
Der Manager muss folgende Voraussetzungen erfüllen:
Mit vollem Zugriff auf die Buchhaltung
Nicht nur der Zugang zum kaufmännischen Management
Für einige Funktionen (Journal, Matching, OD, Reconciliation) sind Buchhaltungsrechte erforderlich.
Bankabstimmung
Die Verbindung wird nicht direkt hergestellt zwischen:
❌ Bankfeed ↔ Rechnungen
Der korrekte Arbeitsablauf ist:
Bankflüsse
Abgleich mit dem Kassenjournal
Das Kassenjournal ist bereits mit den Rechnungen verknüpft.
Daher lautet das korrekte Diagramm:
Bank → Kassenbuch → Rechnungen
Dies garantiert:
Eine Konsistenz im Schreiben
Vollständige Rückverfolgbarkeit
Eine klare Trennung zwischen Zahlungseinzug und Rechnungsstellung
5️⃣ Spezieller Fall: Gebührenaufstellungen und Mitarbeiterrechnungen (optional)
Für Strukturen, die:
Sie erstellen Gebührenverzeichnisse.
Sie stellen ihren Mitarbeitern Rechnungen aus.
Yoplanning erstellt automatisch Folgendes in Pennylane:
Protokoll der sonstigen Vorgänge (OD)
Dieses Tagebuch ermöglicht Ihnen Folgendes:
Die einzelnen Arbeitsschritte aufschlüsseln
Umsatz pro Mitarbeiter aufteilen
Hervorhebung des tatsächlichen, durch die Struktur generierten Spielraums
Dies ermöglicht eine präzise Analyse:
Umsatz pro Stakeholder
Provisionen
Gesamtrentabilität
Zusammenfassung des Buchhaltungsablaufs
Die Verkäufe erfolgen über Yoplanning.
Rechnungen werden direkt in Pennylane erstellt.
Zahlungen werden in ein Kassenbuch eingetragen.
Der Abgleich von Rechnung und Zahlung erfolgt automatisch.
Der Bankabgleich erfolgt über das Kassenbuch.
Die ODs ermöglichen eine Margenanalyse, wenn sie verwendet werden
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